Codicizzazione dei documenti
Da TecnoLogica.
Descrizione
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La codicizzazione è un processo di attribuzione di un codice ad ogni documento, allo scopo di individuarlo in maniera univoca.
Un codice documento è quindi un insieme di numeri e cifre che permette di individuare un documento; le regole di formazione del codice non sono normate, e ogni azienda può adottare i criteri che più ritiene opportuni ed efficaci in funzione della propria organizzazione.
È importante che, alla emissione di un codice, l'azienda provveda a registrarlo in un elenco documenti, dove sia riportato il codice emesso e una descrizione sintetica del documento.
Un codice potrebbe essere semplicemente un numero progressivo, che aumenta ad ogni attribuzione; questo metodo molto semplice in realtà non viene quasi mai adottato perché non fornisce alcuna informazione, né sul documento né sulla commessa per il quale è stato redatto. Per tale motivo è abbastanza comune strutturare il codice in due parti: la prima è composta da cifre e numeri che individuano la commessa, ed una seconda che si riferisce al documento vero e proprio. In funzione del volume di affari e della complessità del lavoro, ogni azienda utilizza codici di differenti lunghezze: grandi aziende hanno bisogno di codici di commessa di quattro cifre, ai quali si aggiungono codici di documenti di otto o dieci cifre.
Il codice della commessa
Il metodo di codicizzazione proposto si basa su una semplice progressione numerica; questa utilizza le dieci cifre (da 0 a 9) e le ventiquattro lettere dell'alfabeto (da A a Z) per un totale di 34 siboli. In funzione del volume di affarri dell'azienda, si procede a stabilire la lunghezza della stringa; uno studio professionale può limitare questa a due soli simboli, che gli consentiranno di codicizzare ben 1156 commesse (nell'arco di una attività quarantennale, il metodo permette una media di quasi 29 commesse all'anno). Un'azienda di medie/grandi dimensioni può utilizzare codici di tre cifre, ottenendo 39304 combinazioni, decisamente eccessive per uno studio professionale.
Nel caso si adotti la soluzione a due caratteri, la prima commessa avrebbe codice 00, la seconda 01, poi 02 e così via; giunti al codice 09, il successivo sarebbe 0A, poi 0B e via di seguito.
Analogo è il sistema a tre caratteri, dove la progressione sarebbe 000, 001, …, 009, 00A, 00B, etc.
Il codice dei documenti
Il metodo di codicizzazione proposto consente di attribuire in modo univoco ad ogni documento prodotto una stringa alfanumerica di sei elementi così formata:
- i primi tre elementi sono composti solo da lettere, ed individuano il tipo di documento secondo un sistema di regole di seguito indicato;
- il quarto ed il quinto elemento sono composti solo da numeri, ed individuano il numero progressivo del documento: 01 per il primo documento, 02 per il secondo, e così via;
- il sesto elemento è composto solo da lettere, ed individua la versione del documento: A, per la prima versione, B per la seconda, C per la terza, e così via.
Ad esempio, in un progetto il terzo documento grafico esecutivo architettonico prodotto avrebbe il codice GAE03A, dove GAE indica il tipo (Grafico Architettonico Esecutivo), 03 indica che è il terzo documento, e A che è la prima versione.
Per stabilire le prime tre lettere del codice bisogna stabilire se il documento è:
- una relazione;
- un grafico;
- uno documento contabile;
- un documento di gestione.
Relazioni
Le relazioni sono i documenti scritti che hanno in comune la prima lettera del codice, pari a R.
Se la relazione è di tipo generale, cioè viene preparata per descrivere l'intera opera e non un aspetto in particolare, allora la seconda cifra sarà contrassegnata con la lettera G (= Generale); rientrano in questa categoria, ad esempio, le relazioni redatte per conseguire un titolo abilitativo, o da consegnare ad un ente che deve rilasciare un parere favorevole. In tal caso, la terza lettera si individua nel seguente modo:
- A per le relazioni destinate alle sovrintendenze per i beni archeologici, architettonici, ambientali;
- D per le relazioni destinate alla DIA o SCIA;
- F per le relazioni destinate ai vigili del fuoco;
- I per le relazioni di inizio attività;
- P per le relazioni destinate al conseguimento del permesso di costruire;
- S per le relazioni sanitarie;
- V per le relazioni destinate alle varianti in corso d'opera.
Se la relazione è funzione della tipologia di progetto, la seconda lettera sarà:
- A per l'architettonico;
- S per lo strutturale;
- M per il meccanico;
- E per l'elettrico.
Per ognuno di essi, la terza lettera si stabilisce in questo modo:
- C per le relazioni di calcolo;
- D per relazioni descrittive;
- M per le relazioni che riportano istruzioni sulla manutenzione delle opere;
- S per i capitolati speciali d'appalto;
- T per le relazioni tecniche.
Le relazioni destinate alla sicurezza dei lavori sono contrassegnate con la lettera Z; la terza cifra si determina come:
- M per il libretto di manutenzione;
- O per il piano operativo di sicurezza;
- S per il piano di sicurezza e di coordinamento.
La seguente tabella raccoglie sinotticamente i codici utilizzati per le relazioni:
| Prima e seconda lettera | Terza lettera |
|---|---|
| RG Relazioni generali |
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| RZ Relazioni per la sicurezza |
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Grafici
I grafici sono quei documenti grafici che hanno in comune la prima lettera del codice, pari a G.
Se il grafico è di tipo generale, cioè viene preparata per descrivere l'intera opera e non un aspetto in particolare, allora la seconda cifra sarà contrassegnata con la lettera G (= Generale); rientrano in questa categoria, ad esempio, i grafici redatti per conseguire un titolo abilitativo, o da consegnare ad un ente che deve rilasciare un parere favorevole. In tal caso, la terza lettera si individua nel seguente modo:
- A per i grafici destinati alle sovrintendenze per i beni archeologici, architettonici, ambientali;
- D per i grafici destinati alla DIA o SCIA;
- F per i grafici destinati ai vigili del fuoco;
- I per i grafici di inizio attività;
- P per i grafici destinati al conseguimento del permesso di costruire;
- S per i grafici i grafici destinati alle autorizzazioni sanitarie;
- V per i grafici destinati alle varianti in corso d'opera.
Se il grafico è funzione della tipologia di progetto, la seconda lettera sarà:
- A per l'architettonico;
- S per lo strutturale;
- M per il meccanico;
- E per l'elettrico.
Per ognuno di essi, la terza lettera si stabilisce in questo modo:
- A per l'as built;
- C per il progetto costruttivo;
- D per il progetto definitivo;
- E per il progetto esecutivo;
- P per il progetto preliminare;
- R per il rilievo.
La seguente tabella raccoglie sinotticamente i codici utilizzati per i grafici:
| Prima e seconda lettera | Terza lettera |
|---|---|
| RG Grafici generali |
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Documenti contabili
I documenti contabili sono quei documenti tabulati che hanno come scopo quello di valutare il costo di un'opera architettonica; essi hanno in comune la prima lettera del codice, pari a C.
Nel caso in cui si voglia corredare il progetto delle distinte degli elementi e degli spazi, i rispettivi elaborati avranno la seconda e terza lettera del codice pari, rispettivamente, a DE e DS.
Se non è necessario distinguere le differenti tipologie di progetto, allora la seconda lettera del codice sarà pari a G (= generale); altrimenti verranno utilizzate le seguenti lettere:
- D per il progetto definitivo;
- E per il progetto esecutivo;
- P per il progetto preliminare.
In tutti e quattro i casi, la terza lettera del codice sarà:
- A per l'analisi prezzi;
- C per il cronoprogramma;
- E per l'elenco prezzi;
- M per il computo metrico estimativo;
- O per l'incidenza della mano d'opera;
- Q per il quadro economico;
- Z per l'incidenza della sicurezza.
La seguente tabella raccoglie sinotticamente i codici utilizzati per i documenti contabili:
| Prima e seconda lettera | Terza lettera |
|---|---|
| CD Distinta |
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Documenti di gestione del cantiere
I documenti di gestione sono quei documenti scritti e tabulati che permettono di gestire la fase di esecuzione dei lavori; questi hanno in comune la prima lettera del codice, pari a D.
Questi poi si dividono in:
- C contabilità di cantiere;
- V emissione di verbali.
I documenti contabili a loro volta si dividono in:
- A stati di avanzamento lavori;
- C giornali dei getti di calcestruzzo;
- E liste in economia;
- G giornali dei lavori;
- L libretti delle misure;
- M manuali del direttore dei lavori;
- P certificati di pagamento;
- R registri di contabilità;
- S sommari dei registri di contabilità.
I verbali si articolano in:
- B riunione di cantiere (briefing);
- C collaudo;
- I inizio lavori;
- N di notifica preliminare;
- P processo verbale di consegna delle aree di cantiere
- R ripresa dei lavori;
- S sospensione dei lavori;
- U ultimazione lavori;
- Z sicurezza dei lavori.
La seguente tabella raccoglie sinotticamente i codici utilizzati per i documenti di gestione del cantiere:
| Prima e seconda lettera | Terza lettera |
|---|---|
| DC Documenti contabili |
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| DV Verbali |
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Voci correlate
- As built
- Documento grafico
- Documento scritto
- Progetto
- Progetto costruttivo
- Progetto definitivo
- Progetto esecutivo
- Progetto preliminare
- Rilievo (Rappresentazione)
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